7 Lean Email Tips Tegen Jouw E-mail Frustratie (+1 Extra)

lean email

Bron: www.mangementsite.nl

Iedereen kent het denk ik wel…

Tussen 8:00 en 9:00 kom je jouw kantoor binnenlopen, neemt een kop koffie en zet rustig je pc eens aan. Terwijl je wacht tot deze is opgestart maak je even een praatje met je collega’s over ditjes, datjes en wat er vandaag te doen staat.

En dan is het tijd om aan de slag te gaan, maar ugh… 33 nieuwe e-mail berichten, dat gaat je de halve ochtend kosten!

E-mail verkeer is bij veel bedrijven misschien wel het meest niet-leane onderdeel van alle processen. Veel mensen zijn dan ook een hoop tijd kwijt bij het verwerken hiervan en dat kost ongelofelijk veel tijd. Vandaag dus 7 Lean email tips over hoe je deze frustratie aan kunt pakken.

7 (+1) Lean Email Tips

Tip 1: Je inbox is geen magazijn.

Veel mensen hebben de neiging om alles waar ze mee bezig te zijn maar in de inbox te proppen, waardoor deze log en onoverzichtelijk wordt. Beantwoord mailtjes meteen wanneer je ze leest (niet meteen wanneer ze binnenkomen, maar daarover zometeen meer), verwijder ze, of verplaats ze naar project specifieke mappen.

Tip 2: CC, weg er mee!

Over het algemeen wordt er slecht nagedacht over voor wie een e-mail nu wel of niet interessant is. Zo wordt een leidinggevende bijvoorbeeld vaak in de CC opgenomen terwijl dit voor diegene waarschijnlijk totaal niet waardevol is. Spreek dus duidelijk af wat voor jou belangrijk is en geef aan dat je niet zit te wachten op 50 “CC’tjes” per dag.

Tip 3: “The Code”

Codes kunnen jou en je organisatie enorm helpen bij het stroomlijnen van het e-mail verkeer. Veel mailtjes zijn namelijk niet direct urgent en kunnen wel wachten tot het einde van de dag. Spreek dus binnen jouw organisaties codes af die aangeven hoe dringend er reactie is gewenst. Engelstalige codes die je kunt gebruiken zijn bijvoorbeeld: <AR>, Action Required; <FYI> For Your Information, <MSR>, Monthly Status Report.

Tip 4: Benut jouw productiviteit

Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat zo ongeveer iedereen het meest productief is in de ochtend. Dat is dus bij uitstek niet het moment om je door een brei emails te worstelen. Richt je op de belangrijke taken die jouw organisatie verder helpen en bewaar de berg emails voor de late middag.

Tip 5: Maak gebruik van regels

Zo ongeveer ieder emailprogramma beschikt over de mogelijkheid om regels in te stellen. Deze regels zorgen ervoor dat binnenkomende mail automatisch naar de juiste map wordt geplaatst bij binnenkomst. Zo kun je de stortvloed aan emails bijvoorbeeld automatisch laten sorteren op afdeling of project. Dit bespaard je een hoop tijd!

Tip 6: Van makkelijk naar moeilijk

Wanneer je bezig bent met het beantwoorden van je emails, werk dan van makkelijke naar moeilijke kwesties. Door te beginnen met de makkelijke emails houdt je de vaart erin en zul je merken dat ook de moeilijke kwesties een stuk gemakkelijker gaan.

Tip 7: Afwezig = Afwezig

Maak gebruik van de “out-of-office” functie van je emailprogramma wanneer je afwezig bent. Geef daarbij duidelijk aan voor welke periode je niet beschikbaar bent en wie ze kunnen bereiken voor echt dringende kwesties. Hiermee voorkom je dat mensen je meerdere malen gaan mailen over hetzelfde onderwerp.

Extra Tip 8: Relax en Ontspan

Het belangrijkste is dat je, je niet moet laten opjagen door jouw overvolle inbox. Wanneer je de bovenstaande tips goed volgt zul je merken dat je veel meer rust ervaart in je werk. Zet dat irritante mail geluidje uit en haal je ogen eens van je inbox of. Je zult zien dat het werkt!

Geplaatst op by Rick Konings in 5S

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*

15.118 Spam Comments Blocked so far by Spam Free Wordpress

HTML tags are not allowed.